Diese Seite ist nur für eingeloggte Mitglieder sichtbar!
Stand: Mai 2025
- 1 Der Vorstand
(1) Zum Vorstand des BVFK gehören die gewählten Vertreterinnen und Vertreter gemäß Satzung, bestehend aus:
- dem geschäftsführenden Vorstand (1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassenwart),
- dem Schriftführer,
- den Regionalvorständen.
(2) Der Vorstand koordiniert die bundesweiten Aufgaben des BVFK. Ziel ist ein einheitliches, öffentlich wirksames Auftreten sowie die Umsetzung einer kohärenten Verbandsstrategie.
(3) Grundlage der Arbeit des Vorstands sind:
- die Satzung des BVFK,
- Beschlüsse der Mitgliederversammlung,
- interne Vorstandsbeschlüsse.
- 1.1 Die Regionalvorstände (Beisitzer)
(1) Die Regionalvorstände repräsentieren den Verband in ihrer Region. Sie nehmen die Interessen der Mitglieder auf und leiten diese an den Vorstand weiter.
(2) Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
- Meinungsbildung des Vorstands (Feedback) unter Berücksichtigung der regionalen Belange
- die Kommunikation mit Mitgliedern der Region,
- die Beobachtung und Weitergabe der Honorarentwicklung,
- den Aufbau und die Pflege von Kontakten zu regionalen Sendern und Produktionsfirmen,
- die regionale Umsetzung bundesweiter Projekte.
- 1.2 Vertretungsregelung
(1) Jeder Regionalvorstand kann mit Zustimmung des Vorstands einen Vertreter*in benennen, der/die das Vertrauen des amtierenden Vorstandsmitglieds besitzt.
(2) Vertreter*innen sind bei Abwesenheit stimmberechtigt – ausgenommen bei satzungsrelevanten Entscheidungen(z. B. Ausschlüsse von Mitgliedern).
(3) Entsprechende Vertreterregelungen gelten ebenfalls für:
- den Schriftführer,
- den Kassenwart,
- 1. und 2. Vorsitzenden vertreten sich gegenseitig.
(4) Aus diesen Personen bilden sich dieRegionalteams.
- 1.3 Das Vorstandsteam
Das Vorstandsteam umfasst den gesamten gewählten Vorstand gemäß § 1 sowie die benannten Vertreter*innen.
- 1.4 Der erweiterte Vorstand (Vorstand+)
Der erweiterte Vorstand (auch: Vorstand+) umfasst:
- das gesamte Vorstandsteam,
- die Leiterinnen und Koordinatorinnen von Ressorts und Projektgruppen,
- weitere Funktionsträger*innen des BVFK,
- interessierte Mitglieder, die per Vorstandsbeschluss (Akklamation) hinzugezogen werden.
- 1.5 Vorstandssitzungen
(1) Vorstandssitzungen finden regelmäßig, in der Regel monatlich, in Form von Videokonferenzen statt. Mindestens eine Sitzung pro Jahr sollte alsPräsenzsitzung durchgeführt werden, abhängig von der Finanzlage.
(2) Die ersten und letzten Vorstandssitzungen eines Jahres sind strategischen Themen vorbehalten: Zieldefinition, Rückblick und Planung.
(3) Die Sitzungen werden vom 1. Vorsitzenden geleitet oder von einem zu Beginn bestimmten Vorstandsmitglied.
(4) Bei nachgewiesenem Verdienstausfall kann eine Honorarausgleichszahlung erfolgen – ausgenommen für Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands. Voraussetzung ist:
- vorherige Anmeldung des Verdienstausfalls,
- Genehmigung durch den Kassenwart.
(5) Die Sitzungen sind zielorientiert. Die Tagesordnung wird:
- eine Woche im Voraus durch den 1. oder 2. Vorsitzenden oder die Geschäftsstelle kommuniziert,
- im Vorfeld unter Einbeziehung aller Vorstandsmitglieder erstellt.
(6) Gäste, auch Nichtmitglieder, können zu einzelnen Tagesordnungspunkten eingeladen werden.
(7) Bei Übernahme der Kosten durch den Verband besteht Teilnahmepflicht – auch an Rahmenveranstaltungen (z. B. Abendessen bei Präsenztreffen).
(8) Im Falle einer kurzfristigen Absage organisiert das betreffende Vorstandsmitglied eigenständig eine Vertretung.
- 1.6 Abstimmungen und Beschlussfähigkeit
(1) Jedes Vorstandsmitglied hat eine Stimme.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der amtierenden Vorstandsmitglieder anwesend ist.
(3) Eine Vertretung der Stimme ist zulässig (§ 1.2), mit Ausnahme satzungsrelevanter Entscheidungen.
(4) Abstimmungen erfolgen mit einfacher Mehrheit.
(5) Bei finanzrelevanten Entscheidungen besitzt der Kassenwart ein Vetorecht. Dieses muss schriftlich oder mündlich begründet werden. Eine Abstimmung darüber findet nicht statt; der Einspruch ist verbindlich.
- 1.7 Integrität
Alle gefassten Beschlüsse sind durch die Vorstandsmitglieder nach außen einheitlich zu vertreten, auch wenn sie im Abstimmungsprozess dagegen gestimmt haben.
- 2 Finanzen
- 2.1 Finanzverantwortung
(1) Die Verantwortung für die Finanzen obliegt dem geschäftsführenden Vorstand.
(2) Ausgaben bedürfen der einstimmigen Zustimmung des geschäftsführenden Vorstands.
(3) Kommt keine Einstimmigkeit zustande, wird die Entscheidung dem Vorstand vorgelegt. Dort gilt das normale Abstimmungsverfahren (§ 1.6).
(4) Es wird jährlich ein Haushaltsplan erstellt.
- 2.2 Externe Leistungen und Waren
(1) Dienstleistungen und Waren können nach Rücksprache mit dem geschäftsführenden Vorstand dezentral beschafft werden.
(2) Angebote sind vorab einzuholen und gegebenenfalls zu vergleichen.
(3) Ziel und Zweck müssen dem Vorstand transparent gemacht werden. In unklaren Fällen entscheidet dieser.
- 2.3 Rechnungen
(1) Rechnungen sind grundsätzlich an die Geschäftsstelle zu richten.
(2) Die Prüfung und Freigabe erfolgt durch den jeweiligen Besteller oder die Geschäftsführung.
- 2.4 Reisekosten
(1) Dienstreisen werden eigenständig und kostenbewusst geplant.
(2) Übernachtungen sollten 100 €/Nacht nicht überschreiten. Ist dies dennoch der Fall, muss der Kassenwart dem gesondert zustimmen. Bei Mehrfachbuchungen ist die Geschäftsstelle zu involvieren.
(3) Die maximale Erstattung von Reisekosten ist ein Betrag im Wert einer Bahnfahrt 2. Klasse, Flexpreis. Ausnahmen gibt es nur durch Sondergenehmigung des Kassenwarts.
(4) BahnCards können beantragt und die Kosten erstattet werden. Der durch sie erzielte Vorteil des BVFK muss belegbar sein. Der steuerliche Eigenanteil ist nicht erstattungsfähig.
(5) Reisekostenabrechnungen sind spätestens zum Monatsende nach Reisedurchführung mittels bereitgestelltem Formular einzureichen.
- 3 Kommunikation
- 3.1 E-Mail-Abstimmungen
(1) Diese werden von einem Mitglied initiiert und klar zeitlich befristet.
(2) Sollte während der Frist keine Rückmeldung erfolgen, ist die Stimme als Enthaltung zu werten.
(3) Der Initiator informiert über das Ergebnis. Das individuelle Abstimmungsverhalten muss nicht veröffentlicht werden – das rechnerische Ergebnis jedoch schon.
- 3.2 Protokolle
(1) Alle offiziellen Sitzungen und Konferenzen werden protokolliert.
(2) Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der Mehrheit des Vorstands.
- 3.3 Anrede
(1) Wir duzen uns! Innerhalb der Mitgliedschaft pflegen wir einen ungezwungenen umgangston per „Du“, ohne die nötige Wertschätzung vermissen zu lassen.
- 4 Informationsfluss
- 4.1 Jour Fixe
(1) Regelmäßige Telefon- oder Videokonferenzen („Jour Fixe“) dienen dem informellen Austausch.
(2) Der Jour Fixe ist nicht beschlussfähig, kann aber Impulse liefern, die in formale Abstimmungen überführt werden.
- 4.2 Projektinformationen
(1) Der 1. Vorsitzende informiert regelmäßig über aktuelle Projekte und kurzfristige Entscheidungen.
(2) Rückmeldungen der Vorstandsmitglieder sind ausdrücklich erwünscht.
(3) Schweigen gilt als Zustimmung, sofern keine erneute Aussprache verlangt wird.
- 5 Öffentliches Auftreten
- 5.1 Gestaltung und Sprache
(1) Der BVFK tritt bundesweit einheitlich auf – grafisch und sprachlich.
(2) Schriftverkehr erfolgt in der offiziellen BVFK-Schriftart.
(3) Das BVFK-Logo darf nur für die satzungsmäßigen Ziele des BVFK oder mit Zustimmung des Vorstands genutzt werden.
- 5.2 BVFK-Veranstaltungen
(1) Alle Veranstaltungen werden zentral geplant oder kommuniziert.
(2) Ankündigung über Website und Social Media erfolgt rechtzeitig.
(3) PR-Maßnahmen sowie Gästelisten (z. B. Kooperationspartner, Presse) werden im Einzelfall abgestimmt.
(4) Auf allen Veranstaltungen sind Informationsmaterialien auszulegen (BVFK-Mappe, Werbematerialien, Förderflyer etc.).
- 5.3 Externe Veranstaltungen
(1) Repräsentationen des BVFK auf externen Events sind im Vorstand anzumelden und abzustimmen.
(2) Ein kurzer Bericht (Gedächtnisprotokoll) sollte erstellt werden.
- 6 Arbeitsstruktur
- 6.1 Organisation
Der Vorstand arbeitet in Fachbereichen, Ressorts und Projektgruppen. Diese Strukturen bilden den Kern der verbandlichen Arbeit.
- 6.2 Arbeitsweise
(1) Projekte entstehen durch:
- Vorstandsinitiativen,
- Mitgliederanregungen,
- Beschlüsse der Mitgliederversammlung.
(2) Die Umsetzung erfolgt durch Einzelpersonen oder Teams, stets mit klarer Zieldefinition.
(3) Regelmäßige Abstimmung ist erforderlich.
(4) Alle Daten werden in einer Cloud in einem editierbaren Format abgelegt und werden regelmäßig zu Informationszwecken vom Vorstand eingesehen.
(5) Vom Verband zur Verfügug gestellte Software ist zu nutzen.
- 6.3 Spielmacherprinzip (T.T.T.)
(1) Der 1. und 2. Vorsitzende verantworten die konkrete Umsetzung von Vorhaben – im Sinne von Thema, Taktik, Tempo:
- Thema: Auswahl und Priorisierung der Inhalte.
- Taktik: Methodik der Umsetzung, interne Koordination, Kommunikation.
- Tempo: Zeitlicher Rahmen, Fristen, Projektphasen.
(2) Projektverantwortliche und Ressorts liefern regelmäßig Updates und Protokolle.
(3) Das Spielmacherprinzip sichert schnelle Reaktionszeit, Effizienz und Verlässlichkeit – mit klarer Entscheidungshoheit bei operativer Umsetzung.
- 6.4 Ressortprinzip
(1) Ressortleiterinnen und Koordinatorinnen sind in alle Entscheidungen ihres Bereichs einzubeziehen.
(2) Ihre Meinung ist maßgeblich – auch ohne formellen Beschluss, sofern diese sich im Rahmen der BVFK-Leitlinien bewegt.
- 6.5 Grundlagen der Vorstandsarbeit
Alle Arbeits- und Kommunikationsregeln orientieren sich an folgenden verbindlichen Dokumenten:
- dieser Geschäftsordnung,
- dem Leitbild des BVFK,
- den E-Mail-Regeln,
- dem Verhandlungsleitfaden,
- dem Protokollrahmen,
- den Feedbackregeln,
- dem Eventplaner.
- 6.6 Weiterbildung
(1)Jedes Vorstandsmitglied kann Weiterbildungen wahrnehmen (z. B. Kommunikation, Management, IT, Konfliktlösung).
(2) Maßnahmen sind anzukündigen und durch den Kassenwart zu genehmigen.
(3) Inhaltliche Anmerkungen können per Vorstandsbeschluss eingebracht werden.
- 7 Vertraulichkeit und Datenschutz
(1) Alle Mitglieder des Vorstands verpflichten sich, über alle vertraulichen Vorgänge, insbesondere solche, die personenbezogene Daten betreffen, sowohl während ihrer Amtszeit als auch nach deren Beendigung Stillschweigen zu bewahren.
(2) Dies betrifft insbesondere:
- personenbezogene Daten von Mitgliedern und Dritten (z. B. Adress- und Kontaktdaten, Beitragszahlungen, interne Anfragen),
- interne Kommunikationsverläufe (z. B. E-Mail-Verkehr, Protokolle, Abstimmungen),
- strategische, finanzielle und vereinsinterne Dokumente.
(3) Die Weitergabe, Veröffentlichung oder anderweitige Nutzung solcher Informationen ist nur zulässig, wenn:
- eine ausdrückliche Zustimmung des geschäftsführenden Vorstands vorliegt,
- oder eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht.
(4) Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, bei Ausscheiden alle in ihrem Besitz befindlichen Unterlagen, Dateien und Zugangsdaten dem BVFK unverzüglich zu übergeben bzw. sicher zu löschen. Die Verantwortung für die Löschung ist gegenüber dem geschäftsführenden Vorstand schriftlich zu bestätigen.
(5) Bei Verstößen gegen diese Verschwiegenheitsverpflichtung behält sich der BVFK rechtliche Schritte vor.