Die Geschäftsordnung des BVFK Vorstands

Stand: April 2026

Mit Inkrafttreten dieser Geschäftsordnung wird die Version vom Mai 2020 unwirksam.

• 1 Der Vorstand

(1) Zum Vorstand gehören die gewählten Vertreterinnen, bestehend aus dem geschäftsführenden Vorstand, dem der Schriftführerin und den Regionalvorständinnen.

(2) Der geschäftsführende Vorstand besteht aus dem/der 1. Vorsitzenden, dem/der 2. Vorsitzenden sowie dem/der Kassenwart:in.

(3) Die Arbeit des BVFK wird vom Vorstand bundesweit koordiniert. Ziel ist es, ein einheitliches Auftreten und eine gemeinsame Verbandsstrategie zu gewährleisten.

(4) Grundlage der Arbeit des Vorstands sind die Satzung des BVFK sowie die Beschlüsse der Mitgliederversammlung.

• 1.1 Der Regionalvorstand

(1) Die Regionalvorständ*innen tragen Verantwortung für die Organisation abgestimmter Regionaltreffen, um die Belange der Mitglieder zu bündeln, dem Vorstand zu übermitteln und über aktuelle Aufgaben und Projekte des Vorstands zu informieren.

(2) Die Regionalvorständ*innen sind Beisitzende mit vollem Stimmrecht im Vorstand und wirken an der inhaltlichen Positionierung des BVFK mit.

• 1.2 Vertretungen

(1) Jeder Regionalvorständin kann per Akklamation des Vorstands eine Vertretung benennen. Diese muss das Vertrauen der vertretenden Person besitzen und ist bei Abwesenheit des gewählten Vorstandsmitglieds eingeschränkt stimmberechtigt.

(2) Bei satzungsgemäßen Abstimmungen (z. B. Verbandsausschluss, Satzungsänderung, Finanzbedarf) dürfen Vertreter*innen nicht abstimmen.

(3) Vertreter*innen dürfen keine eigenen Anträge stellen, es sei denn, sie sind durch die vertretene Person ausdrücklich legitimiert.

(4) Diese Regelung gilt entsprechend für dendie Schriftführerin und dendie Kassenwartin.

(5) Der*die 1. und 2. Vorsitzende vertreten sich gemäß Satzung gegenseitig.

• 1.3 Das Vorstandsteam

(1) Regionalvorständin und Vertreterin bilden gemeinsam das jeweilige „Regionalteam“.

(2) Die Koordination und Kommunikation innerhalb des Regionalteams obliegt demder gewählten Regionalvorständin in eigener Verantwortung.

• 1.4 Vorstandssitzungen

(1) Vorstandssitzungen finden in der Regel alle 2 Monate online statt. Abweichungen hiervon oder auch monothematische Sitzungen sind jederzeit nach Bedarf möglich.

(2) Nach Bedarf und Finanzlage können mehrtägige Präsenzsitzungen durchgeführt werden.

(3) Die Sitzungen werden von einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands oder von einem zu Beginn gewählten Vorstandsmitglied geleitet.

(4) Bei Abwesenheit kann das Stimmrecht gemäß § 1.2 auf eine Vertretung übertragen werden.

(5) Bei nachgewiesenem Verdienstausfall wird gemäß Beschluss der Mitgliederversammlung (2016) eine Honorarersatzleistung gezahlt. Dies betrifft nicht den geschäftsführenden Vorstand, wenn dessen Leistung vergütet wird. Der Verdienstausfall ist vor der Sitzung anzumelden und bedarf der Genehmigung durch den die Kassenwartin.

• 1.4.1 Vorbereitung

(1) Vorstandssitzungen sind ergebnisorientiert und werden von allen Vorstandsmitgliedern vorbereitet.

(2) Die Tagesordnung wird in der Regel eine Woche vor Sitzungsbeginn vom*von der 1. oder 2. Vorsitzenden oder der Geschäftsstelle verschickt. Abweichungen von dieser Terminierung sind zu begründen und bekannt zu geben.

(3) Alle Vorstandsmitglieder sind im Vorfeld in die Gestaltung der Tagesordnung einzubeziehen.

(4) Zu einzelnen Tagesordnungspunkten können gezielt Gäste (auch Nichtmitglieder) eingeladen werden.

• 1.4.2 Abstimmungen und Beschlussfähigkeit

(1) Jedes Vorstandsmitglied hat gemäß § 1 eine Stimme.

(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der amtierenden Mitglieder anwesend ist.

(3) Bei Abwesenheit kann das Stimmrecht gemäß § 1.2 übertragen werden.

(4) Abstimmungen erfolgen mit einfacher Mehrheit. Bei finanzrelevanten Entscheidungen hat der/die Kassenwartin ein Vetorecht.

• 1.4.3 Weitere Regelungen

(1) Mit der Übernahme von Reisekosten bei Präsenztreffen ist eine durchgehende Teilnahmeverpflichtung verbunden.

(2) Bei kurzfristiger Absage ist eigenständig eine Vertretung gemäß § 1.2 zu organisieren.

• 1.5 Integrität

(1) Bei gefassten Beschlüssen haben sich alle Vorstandsmitglieder an diese zu halten und sie nach außen zu vertreten.

• 2 Finanzen
• 2.1 Allgemeine Bestimmungen

(1) Die Finanzverantwortung trägt der geschäftsführende Vorstand.

(2) Höhere Ausgaben werden innerhalb dieses Gremiums gemeinsam und einstimmig beschlossen.

(3) Der Vorstand wird über die Finanzplanung informiert. Es wird jährlich ein Budgetplan erstellt, der auch unvorhergesehene Ausgaben berücksichtigt.

• 2.2 Externe Leistungen und Waren

(1) Waren und Dienstleistungen können nach Absprache mit dem geschäftsführenden Vorstand dezentral beschafft werden.

(2) Angebote sind einzuholen und gegebenenfalls zu vergleichen. Über Ziel und Zweck ist der Vorstand zu informieren.

• 2.3 Rechnungen

(1) Alle Rechnungen gehen an die Geschäftsstelle.

(2) Sie werden von der bestellenden Person oder der Geschäftsführung geprüft und freigegeben.

• 2.4 Reisekosten

(1) Reisen im Auftrag des Vorstands sind rechtzeitig und wirtschaftlich zu organisieren.

(2) Übernachtungen sollen im Regelfall 120 € pro Nacht nicht überschreiten.

(3) Empfohlen wird die Bahnfahrt 2. Klasse (Flexpreis). Bei regelmäßigen Reisen kann in Absprache mit dem der Kassenwartin eine BahnCard beschafft werden. Voraussetzung dafür ist, dass sich die Kostenrechnung auch für den BVFK lohnt.

(4) Reisekostenabrechnungen sind bis zum Monatsende einzureichen, in dem die Reise stattgefunden hat.

• 3 Kommunikation
• 3.1 Microsoft 365

(1) Der Vorstand nutzt Microsoft 365 mit Outlook und der Plattform Teams als zentrales Kommunikationstool.

(2) Folgende Funktionen werden verbindlich genutzt:
a) zentraler Kalender zur Terminplanung,
b) Chat-Kanäle zur internen Abstimmung,
c) Cloud-Speicher zur gemeinsamen Dokumentenverwaltung.

(3) Die Nutzung dieser Tools dient der transparenten, sicheren und nachvollziehbaren Kommunikation im Vorstand.

• 3.2 Online-Abstimmungen

(1) E-Mail- oder Teams-Abstimmungen werden vom/von der Initiatorin rechtzeitig angekündigt.

(2) Online-Abstimmungen sind deutlich zu kennzeichnen und mit einem klaren Zeitfenster zu versehen.

(3) Der/die Initiatorin wertet die Abstimmung aus und informiert den Vorstand über das Ergebnis.

(4) Das individuelle Abstimmungsverhalten wird nicht veröffentlicht, das Gesamtergebnis jedoch allen kommuniziert.

• 3.3 Protokolle

(1) Alle offiziellen Gespräche, Sitzungen und Konferenzen sind zu protokollieren.

(2) Diese kurzen Ergebnisprotokolle sind zeitnah im Teams-Chat zu veröffentlichen.

• 3.4 Vorstands-Telefonkonferenzen

(1) Online-Sitzungen und Telefonkonferenzen werden über Microsoft Teams geführt.

• 3.5 Vorstandsbrevier

(1) Ergänzende Regeln, Leitlinien und Vereinbarungen sind im „Vorstandsbrevier“ zusammengefasst. Dieses ist Anlage und Bestandteil dieser Geschäftsordnung.

(2) Das Vorstandsbrevier enthält insbesondere:
a) Kommunikationsregeln und E-Mail-Richtlinien,
b) Veranstaltungsleitfaden,
c) Feedbackregeln,
d) das BVFK-Leitbild und weitere Arbeitsgrundlagen.

(3) Änderungen oder Ergänzungen des Vorstandsbreviers bedürfen der Zustimmung des Vorstands.

• 4 Auftreten des BVFK
• 4.1 Gestaltung

(1) Ziel ist ein einheitliches Auftreten in Gestaltung und Sprache.

(2) Sämtlicher Schriftverkehr ist mit der offiziellen BVFK-Schriftart („Source Sans“) zu verfassen.

(3) Logos, Vorlagen und Layouts sind ausschließlich der Cloud zu entnehmen.

(4) Die Nutzung des Logos durch Dritte bedarf der Zustimmung des geschäftsführenden Vorstands.

• 4.2 BVFK-Veranstaltungen

(1) Alle Veranstaltungen, außer den Regionaltreffen, werden zentral koordiniert.

(2) Veranstaltungen sind rechtzeitig auf der Website und in sozialen Netzwerken bekannt zu machen.

(3) Es ist zu prüfen, ob PR-Maßnahmen oder externe Einladungen (z. B. an Partner*innen, Verbände, Presse) sinnvoll sind.

(4) Alle Einladungen werden auch an den Vorstand versendet.

(5) Über finanzielle Aufwendungen entscheidet das Budget bzw. der geschäftsführende Vorstand.

(6) Bei allen Veranstaltungen sind BVFK-Standardmappen, Werbematerialien und – sofern vorhanden – Flyer der Fördermitglieder auszulegen.

• 4.3 Externe Veranstaltungen

(1) Die Teilnahme an externen Veranstaltungen als BVFK-Vertreter*in ist im Vorstand anzukündigen und abzustimmen.

(2) Über relevante Veranstaltungen kann auf der Website oder im Newsletter berichtet werden.

(3) Nach der Teilnahme ist ein kurzer Bericht oder ein Gedächtnisprotokoll zu erstellen (s.§3.3).

• 5 Arbeitsweise des BVFK-Vorstands
• 5.1 Struktur

(1) Der Vorstand arbeitet in Fachbereichen, Ressorts und Projektgruppen, die von der Geschäftsstelle koordiniert werden.

(2) Diese Strukturen sind Teil der kontinuierlichen Verbandsarbeit.

• 5.2 Arbeitsmethode

(1) Der Vorstand entwickelt Projekte aus eigenen Ideen, Anregungen der Mitglieder oder Beschlüssen der Mitgliederversammlung.

(2) Projekte werden von Gruppen oder Einzelpersonen mit klarer Zielvorgabe selbstständig bearbeitet.

(3) Änderungen oder Zielanpassungen sind gegenseitig zu kommunizieren.

(4) Ergebnisse und Protokolle sind im Teams-Chat zu veröffentlichen und ggf. in Vorstandssitzungen zu beschließen.

• 5.3 Informationsfluss

(1) Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, sich eigenständig über bereitgestellte Informationen des geschäftsführenden Vorstands sowie der Ressort- und Projektgruppenleitungen zu informieren.

(2) Hierfür sind die entsprechenden Teams-Kanäle regelmäßig – möglichst werktäglich – einzusehen.

(3) Jedes Vorstandsmitglied soll die aktuellen Meldungen und Veranstaltungen auf der BVFK-Website verfolgen.

(4) Auf relevante Informationen ist zeitnah, in der Regel innerhalb von 24 Stunden, zu reagieren oder Rückmeldung zu geben.

(5) Rückmeldungen sollen sachlich, konstruktiv und respektvoll erfolgen.

(6) Jede Woche trifft sich der Vorstand online zum “JourFix” um Fragen zu den Projekten zu erörtern.

• 5.4 „Spielmacherprinzip -TTT“

(1) Die Umsetzung der Beschlüsse hinsichtlich Thema, Taktik und Tempo (TTT)obliegt dem*der 1. und 2. Vorsitzenden.

(2) Grundlage dieser Umsetzungen sind die Beschlüsse der Mitgliederversammlung, des Vorstands oder die Zielvorgaben der Ressorts.

• 5.5 „Ressortprinzip“

(1) Derdie jeweilige Ressort- oder Projektleiterin ist in alle Entscheidungen, die das Ressort betreffen, einzubeziehen.

(2) Seine*ihre Einschätzung ist maßgeblich, sofern kein gegenteiliger Beschluss besteht, und bewegt sich innerhalb der Leitlinien und Standards des BVFK.

(3) Ressort- oder Projektleiter*innen arbeiten im Rahmen dieser Vorgaben eigenverantwortlich.

• 5.6 Weiterbildung

(1) Jedes Vorstandsmitglied hat die Möglichkeit, sich für seine Arbeit fortzubilden.

(2) Empfohlen sind Weiterbildungen in Management, Kommunikation, Rhetorik, Motivation, Konfliktlösung oder EDV.

(3) Fortbildungen sind vorab anzumelden und bedürfen der Genehmigung durch dendie Kassenwartin.

(4) Inhaltliche Anregungen oder Vorbehalte können per Vorstandsbeschluss vorgetragen werden.

Ende der Geschäftsordnung des BVFK-Vorstands (Stand: April 2026)